Bagaimana Perangkat Lunak Acara Dapat Menguntungkan Delegasi Anda

Perangkat lunak manajemen acara dapat menjadi alat yang luar biasa bagi perencana acara – membantu mereka mengelola acara yang lebih sukses dan efisien. Tapi ada manfaat lain, selain penghematan waktu dan biaya; delegasi akan sering mendapat manfaat langsung dari menghadiri acara yang dikelola menggunakan perangkat lunak acara.

Integrasi Situs Web: Perangkat lunak manajemen acara memungkinkan Anda mempublikasikan dan mempromosikan acara Anda di situs web Anda sendiri. Dengan 8 dari 10 orang yang meneliti acara secara online, sangat penting bagi calon delegasi untuk menemukan informasi yang mereka butuhkan di situs web. Ketika solusi tersebut diintegrasikan ke dalam situs web perusahaan, berarti informasi mengenai acara tersebut dapat dipromosikan dengan ‘tampilan dan nuansa’ yang sama dan pada domain yang sama, memberikan rasa percaya kepada delegasi.

Registrasi online: Setelah calon delegasi menemukan sebuah acara di Internet, memberi mereka kemampuan untuk mendaftar secara online adalah keuntungan besar. Masyarakat semakin terbiasa untuk dapat melakukan aktivitas dan transaksi secara online dan membiarkan mereka mendaftar di sana kemudian tidak hanya nyaman bagi delegasi, tetapi juga akan meningkatkan tingkat pendaftaran.

Membiarkan delegasi mendaftar secara online juga mengurangi kesalahan terkait detail delegasi – hal-hal seperti nama, alamat, dan informasi kontak lebih mungkin dimasukkan dengan benar jika disediakan oleh delegasi itu sendiri. Ini mengurangi masalah di kemudian hari.

Best software for Jasa PBN Murah free

Pembayaran Daring: Seperti yang dinyatakan oleh Kantor Statistik Nasional Inggris (ONS) pada Juli 2010: “E-commerce memiliki dampak besar pada cara kita melakukan bisnis. Ini dapat menyebabkan pertumbuhan dramatis dalam perdagangan, meningkatkan pasar, meningkatkan efisiensi dan efektivitas dan dapat mengubah proses bisnis.” Jadi manfaat mengambil pembayaran online jelas – baik untuk pemegang acara dan delegasi. Bagi delegasi, membayar online adalah cara cepat dan mudah untuk mengamankan posisi mereka di acara tersebut. Perangkat lunak acara menawarkan fasilitas yang memungkinkan delegasi untuk memilih metode pembayaran pilihan mereka menggunakan berbagai mesin pembayaran online terkemuka, seperti ‘Worldpay, Protix, Google pay, Paypal dll, melalui situs web yang aman. Menggunakan perangkat lunak acara juga akan memberikan tingkat kepercayaan kepada delegasi, karena tidak akan merekam atau menyimpan detail pembayaran yang sensitif.

See also  Memilih Software Akuntansi Terbaik - Sage atau Quickbooks
Best application for Pets free

Untuk manajer acara, menerima pembayaran online mengurangi pekerjaan kertas dan membantu meningkatkan arus kas. Ini menghilangkan pembayaran yang terlambat dan mengurangi admin karena faktur dan dokumen lain tidak perlu dibuat dan dikirim secara manual. Setelah melakukan pembayaran secara online, perangkat lunak dapat secara otomatis memperbarui sistem keuangan dan mengeluarkan tanda terima kepada delegasi.

Peningkatan Komunikasi: Perangkat lunak acara akan hadir dengan berbagai metode komunikasi yang dapat digunakan oleh perencana acara untuk menghubungi delegasi. Pada saat pendaftaran, delegasi dapat memilih metode yang paling mereka sukai untuk dihubungi; email, pos, telepon, SMS, media sosial, dll. Solusi perangkat lunak manajemen acara yang berkualitas baik akan hadir dengan alat komunikasi terintegrasi untuk memungkinkan berbagai opsi untuk digunakan:

  • Email: Alat email terintegrasi berarti bahwa manajer acara dapat mengirimkan email yang ditargetkan ke grup delegasi tertentu. Alat email ini memungkinkan manajer acara membagi delegasi menjadi beberapa grup berdasarkan berbagai kriteria sehingga komunikasi menjadi fokus mungkin. Alat pelaporan lengkap memastikan Anda dapat melacak pembukaan email, klik, dan tingkat keberhasilan keseluruhan
  • SMS: Perencana dapat menggunakan perangkat lunak manajemen acara mereka untuk mengirim pesan teks kepada delegasi, dengan mudah dan efisien. Jika ini adalah metode komunikasi delegasi yang dipilih, ini dapat dikelola dan dilacak dengan mudah melalui perangkat lunak
  • Media Sosial: Perangkat lunak acara dapat diintegrasikan dengan sejumlah jaringan media sosial. Mengelola akun Facebook, Twitter, dan LinkedIn Anda dari satu platform pusat memudahkan untuk berkomunikasi dengan delegasi – membuat mereka selalu mengikuti semua berita dan pembaruan acara.

Lebih Sedikit Kesalahan: Mengelola acara dengan perangkat lunak acara memperkecil kemungkinan terjadinya kesalahan pada hari itu. Perangkat lunak acara akan menyertakan ‘Modul Sumber Daya’ atau yang serupa yang akan membantu Anda melacak semua elemen acara – mulai dari pemasok, nomor delegasi, pencetakan lencana, penyaji, dan banyak lagi. Banyak elemen yang sebelumnya manual dan memakan waktu dapat diotomatisasi melalui perangkat lunak – aktivitas seperti pencetakan lencana delegasi. Meskipun bagian kecil dari suatu acara, jika delegasi datang dan tidak ada lencana yang dicetak untuk mereka, hal itu dapat menyebabkan masalah bagi delegasi dan Anda. Memiliki acara yang berjalan lancar akan meningkatkan kepuasan delegasi dan akan menghasilkan peningkatan tingkat umpan balik dan kehadiran berulang.

See also  Perangkat Lunak Pengorganisasian Musik - Memperbaiki Tag Mp3 Secara Otomatis dan Mengatur Perpustakaan Musik dalam Beberapa Menit

Manajemen Pemasok: Sebagian besar acara akan bekerja dengan pemasok di beberapa titik – apakah itu tempat, katering, transportasi atau produksi material. Sangat penting bahwa pemasok dikelola dengan ketat dan komunikasi antara delegasi, manajer acara, dan pemasok lancar. Misalnya, selama proses pendaftaran, delegasi dapat menyatakan apakah mereka memiliki persyaratan diet. Menggunakan perangkat lunak acara, pemasok katering dapat diberikan logon mereka sendiri, memberi mereka akses langsung ke semua nomor delegasi dan semua persyaratan diet mereka. Menghilangkan manajer acara dari tahap ini tidak membebaskan manajer acara untuk fokus pada tugas yang lebih produktif, tetapi juga mengurangi risiko kesalahan yang dibuat saat komunikasi diteruskan.

Akses ke Data: Perangkat lunak acara dapat diselenggarakan secara online, yang berarti Anda dapat memperoleh akses ke semua informasi mengenai acara tersebut kapan saja dan dari mana saja (diperlukan akses internet). Pada hari acara, jika ada masalah atau masalah, Anda dapat dengan mudah menyelesaikannya, karena mereka dapat mengakses semua data yang berkaitan dengan acara tersebut.

Berinvestasi dalam perangkat lunak manajemen acara adalah cara efektif untuk menjalankan acara yang profesional dan sukses, di mana Anda dan delegasi Anda dapat memperoleh manfaat dari komunikasi yang lebih baik dan pengalaman acara yang lebih baik.

Next Article Music and entertaiment